A
Modelagem dos Sistemas Empresariais
Conforme afirmamos anteriormente, as companhias de
saneamento do Brasil não contavam com nenhuma normativa, processo ou
procedimento orientado ao exercício de um planejamento de qualquer tipo ou
nível que fosse.
O sistema de informações, por conseguinte, apresentava-se
fracionado e limitado, além de deficiente quanto a qualidade e quantidade de
dados, indicadores e parâmetros. Dessa sorte é fácil entender por que, por
exemplo, a contabilidade, e, por conseguinte, seus informes, demonstrativos
financeiros e balanços, estavam sistematicamente atrasados não refletiam a
realidade dos processos administrativos e, por conseguinte, não davam a devida
sustentação às decisões operativas ou de nível gerencial.
Por outra parte não existia nenhuma congruência entre as
informações que fornecia ou recebia dos outros sistemas. Os dados de
faturamento ou arrecadação, produzidos pelo sistema comercial e a
contabilidade, simplesmente, não coincidiam. Sobre este ponto poderiam ser
apresentados numerosos outros exemplos tanto na parte operacional dos serviços
como dos setores administrativos.
Pode-se concluir, então, que as companhias de saneamento,
derivadas de organismos da administração pública, (algumas resultantes da fusão
de dois ou mais organismos), apresentavam uma orientação
administrativa-gerencial dirigida para o cumprimento de tarefas e funções de
uma forma puramente burocrática, centrada no dia a dia, sem a preocupação com o
desenvolvimento das instituições com um caráter empresarial, isto é, com uma
visão de critérios econômicos onde o retorno do investimento constitui um
fundamento essencial para a prestação e a universalização dos serviços.
Isto, a nosso ver, também explica a ausência de funções de
planejamento e controle para determinar, através do tempo, as ações e os
esforços econômicos, técnicos e operacionais necessários para atingir objetivos
e metas concretas, bem como as ações de medição da eficiência e eficácia de sua
gestão.
Consideramos, por outro lado, que essa omissão, totalmente
injustificada, explicaria a ausência de um sistema de informação tão necessário
para o cumprimento das funções mencionadas.
Os modelos elaborados pelo SATECIA incluíram, além dos esquemas
informativos correspondentes aos processos internos de cada sistema e subsistema,
um bloco de informações contendo dados e indicadores de funcionamento e
desempenho relacionados com a funcionalidade, eficiência e produtividade nos
resultados obtidos no âmbito geral da companhia.
A concentração de funções gerenciais, administrativas e,
ainda, operativas em nível central (sede) da organização, constituía uma outra
deficiência que as empresas apresentavam, e que se traduzia em um suporte fraco
às atividades e estruturas dos níveis regional e local.
A logística, por outro lado, era um problema aparte e constituía
outra fonte de enormes dificuldades para a devida e oportuna atenção das
necessidades e demandas dos usuários, principalmente das localidades mais
afastadas, devido às grandes extensões territoriais dos estados brasileiros o
que, ademais, sofriam com a precária infraestrutura viária e de comunicação.
Considerando todos os aspectos mencionados e detalhados
anteriormente, o Modelo SATECIA estabeleceu um formato de sistema de informação
a ser, eventualmente, adaptado e adotado, pelas Empresas, para dar sustentação
ao modelo geral do Sistema Empresa, especificamente, no que se refere ao cumprimento
das funções básicas tradicionais de gestão empresarial, quais são, as de
planejamento, organização, execução e controle.
Vejamos, a seguir, os diferentes conceitos e elementos
componentes do modelo de Informação Gerencial proposto.
O
SISTEMA DE INFORMAÇÕES – Conceitos Básicos
Sobre
o processo da Comunicação
A
estrutura de um sistema é a resultante da subdivisão ou classificação fatorial
de suas metas globais e dos subsistemas, os quais interagem entre si ligados
por interfaces que assumem a forma de entradas e saídas. A coordenação do
sistema exige, assim, um processo de comunicação entre suas partes, a fim de
transmitir e intercambiar informação sobre as atividades realizadas por cada uma.
A
comunicação é um dos processos essenciais da atividade administrativa, sendo
definida como “a corrente de informações que circula entre os elementos componentes
de um sistema e que permite a realização de todos os demais processos, sem o
qual, não poderia existir uma ação coordenada, uma das bases essenciais da
administração.
Um
modelo geral de sistema de comunicação compreende, essencialmente, uma fonte de
informação que proporciona o material original para uma mensagem, que é,
posteriormente, transmitida a um destinatário. Inclui os seguintes componentes:
um transmissor e um receptor, bem como um processo de retroalimentação entre
ambos.
Um
aspecto importante a ser considerado na operação e funcionamento de um sistema
de informações, se refere ao fato de que, no interesse da economia como um
todo, assim como considerando o princípio da especialização das funções, cada
participante deve receber apenas a informação que o afeta ou da qual precisa
para cumprir sus funções e responsabilidades, no âmbito geral de sua
organização.
Por conseguinte,
é necessário a identificação de diferentes tipos, formas e canais de
comunicação, específicos para cada receptor, para evitar informações
redundantes, insuficientes ou inadequadas.
As
comunicações podem ser, ademais, acumulativas, permanentes e diferidas.
As
comunicações acumulativas são aquelas onde a informação não chega ao
destinatário da mesma forma como foi transmitida originalmente, isto é, aquelas
que durante o processo, vai sendo modificada, destacando-se algumas informações
e adicionando outras, tornando – se uma nova comunicação. Isto é usual na
apresentação de relatórios para a administração superior.
As
comunicações permanentes são as utilizadas como referência para o
desenvolvimento de atividades de caráter rotineiro, como por exemplo: demonstrativos
financeiros ou balanços, programações, estatísticas, relatórios periódicos de
tarefas e outros.
As
comunicações diferidas são aquelas arquivadas de forma temporária para seu
posterior uso.
SISTEMA
DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
Organização
e Funcionamento
Um
sistema de informação pode ser estruturado já seja, em forma de subsistemas
relacionados com os diferentes níveis de decisão, ou, de outro modo, em
conjuntos de subsistemas de informação para cada uma das diferentes funções organizacionais.
No caso das companhias de saneamento, seriam as transações correspondentes aos
sistemas de Planejamento, Operacional, Comercial, Financeiro e Administrativos
de Apoio, segundo a nomenclatura utilizada pelo SATECIA.
Por
subsistemas de decisão se entende aqueles processos e transações orientados ao
controle operacional, ao controle gerencial e ao planejamento estratégico, quer
dizer, aos processos que correspondem, precisamente, ao funcionamento da
empresa como um todo.
O SATECIA desenvolveu um modelo de
Informações Gerenciais para as companhias de saneamento, com as definições e
conceitos básicos que se destacam a seguir:
Determinação
das Necessidades de Informação
O
desenvolvimento de um sistema de informação requer a identificação e
classificação do conjunto de funções, operações e tarefas indispensável para o
cumprimento dos objetivos e metas da empresa.
Para
cada função, num segundo momento, analisar-se-á o tipo e as diferentes classes
ou conceitos de informação que lhe sejam pertinentes e adequados, além de organizar
os correspondentes recursos de controle, guarda e arquivo de dados.
Este
esquema de informação se torna indispensável, tanto para os efeitos de garantir
e controlar o cumprimento de uma determinada função, como para servir de base para
a tomada de decisões a todo nível.
O
primeiro passo da análise a ser realizada neste aspecto, consiste em identificar
as diferentes classes de informação consideradas necessárias para cada função e
determinar o requerimento e necessidade das mesmas no tempo (frequência).
Tipos
de Informação
Para o
cumprimento de sua função, o sistema de informações parte dos arquivos básicos
existentes, necessários para produzir os diversos tipos de dados e conceitos em
documentos ou meios digitais. Vejamos quais são:
Ø Informações básicas
Ø Indicadores de gestão
Ø Relatórios de estado ou situação e
desempenho de cada sistema
Ø Relatórios de acompanhamento de resultados.
Informações
Básicas
A base
de dados (bancos de dados) formada por arquivos elementares provenientes das
transações, pode produzir, mediante um processamento inicial, listas de dados
classificados para dar informação sobre o estado dos elementos componentes de
um sistema, num determinado momento, ou sobre as modificações havidas num
período ou espaço de tempo.
As
informações básicas, e as classificações podem referir-se a uma parte do
determinado sistema, a um conjunto de partes ou componentes ou a um sistema
total. Por exemplo, no caso do sistema Comercial, se teriam informações básicas
sobre as ligações existentes, cortes de ligações e outras, por localidade, por
Região e no Estado em geral.
Índices
de Gestão
Por
outro lado, temos também os denominados índices de gestão, ou seja, os parâmetros
utilizados para medir os resultados das ações estabelecidas pelo planejamento,
através do orçamento, elemento considerado neste caso, como o plano de ação da
empresa a curto prazo.
Esses
índices são relações comparativas resultantes do processamento das informações
básicas de cada sistema ou subsistema, e / ou, da combinação das originarias de
dois ou mais sistemas.
Tais
índices obtidos por um sistema de informação, que não são a simples relação de
dois valores, devem representar uma situação, um determinado fato ou uma
mudança no âmbito interno da organização. Isto é, são indicadores, geralmente,
de metas pré-estabelecidas, ou, indicadores de metas, quantificadas, a serem
alcançadas mediante ações de gestão específicas.
Relatórios
de Situação e Desempenho
As
listas de informações básicas ou de indicadores, não permitem apreciar as
relações existentes entre aquelas e estes, nem captar uma situação ou um
desempenho produzido pela ocorrência de vários fatos ou por modificações
havidas num período de tempo em consequência das atividades realizadas. Dessa
forma é necessário reunir em um só lugar (quadro, matriz ou mapa) as
informações que, por sua natureza, expressam, em conjunto, o que está passando
e acontecendo em algum campo da atividade da empresa.
Os
relatórios de situação e desempenho são os mais adequados para informar os
altos níveis da administração de forma ágil e concisa.
Relatórios
de Acompanhamento de Resultados
Este
tipo de relatório apresenta os resultados de gestão em comparação com a
previsão feita no orçamento, por meio de indicadores relativos ao período
analisado e ao acumulado até o período.
O
relatório, por outro lado, é de grande utilidade para o acompanhamento do
cumprimento das metas estabelecidas pela empresa, para cada sistema ou para o
uma estrutura do nível regional da organização, permitindo apreciar o
cumprimento das metas físicas, financeiras e organizacionais, em termos gerais
facilitando a avaliação das medidas de gestão executadas, e, principalmente,
das políticas, normas e decisões adotadas.
Os tópicos apresentados são apenas um ressumo de aspectos
relevantes do modelo de Sistema de Informações preparado no âmbito do Programa
SATECIA. No próximo texto apresentaremos exemplos de informações, dados, índices
e estatísticas propostos para utilização das empresas. Estes dados e
informações, permitiriam manter um completo esquema de dados e informações que
seriam de muita utilidade para alimentar o nível de planejamento no contexto nacional
do setor de saneamento.
