O SISTEMA DE ASISTÊNCIA TECNICA DAS COMPANHIAS DE SANEAMENTO - IV

Modelagem

Qualquer tipo de diagnóstico tem um componente, ou processo de avaliação, baseado na comparação de uma situação existente com um modelo básico, ideal, fundamentado em pesquisas, estudos técnicos, experiência situacional de atividades em serviços similares, em soma, da realização de benchmarking de âmbito, neste caso, inclusive, de nível internacional.

A OPS/OMS, órgão das Nações Unidas cumpriu importante papel nesse sentido ao contribuir com a participação de consultores e especialistas do setor de saneamento de diversos países da região, inclusive, de outros continentes, assim como levando a cabo um amplo programa de visitas e intercâmbios com instituições do setor de diversos países, em atividades de cooperação horizontal.

A partir de uma análise retrospectiva / prospectiva e, em geral, crítica, de todos e cada um dos elementos e conceitos mencionados, o SATECIA passou a executar uma segunda etapa, que podemos chamar de modelagem, onde se exercitou o desenho de novos esquemas e modelos conceituais, gerais e específicos, detalhados, orientados à resolver problemas, aperfeiçoar ou criar novos sistemas e funções, eliminando, para tanto, impropriedades e ineficiências que significaram desperdícios ou mal uso na utilização de recursos ou, ainda, simplificando esquemas e procedimentos.

Resultado desse esforço foi a preparação de modelos institucionais, gerais e   específicos para os diferentes sistemas e subsistemas empresariais e técnicos das companhias de saneamento do Brasil.

SISTEMA DE INFORAMAÇÕES GERENCIAIS - SIG

ASPECTOS GERAIS

Em todo o trabalho realizado na fase de diagnóstico, especial atenção foi dedicada ao estudo do conteúdo e da forma adotada nos processos e relações funcionais existentes entre os diversos setores das empresas, assim como dos esquemas, procedimentos e recursos tecnológicos utilizados para o intercambio das informações necessárias para uma coordenação eficiente na obtenção dos resultados operacionais e funcionais de cada setor e da organização como um todo.

A comunicação é um dos processos essenciais da atividade gerencial e tem sido definida como “a corrente de informações que circula entre os diversos elementos de um sistema administrativo, que permite a realização de todos os demais processos e sem a qual não pode existir uma ação coordenada, base de administração”.

Em qualquer sistema gerencial é essencial que a comunicação seja efetiva, quer dizer, que a informação seja necessária ao destinatário que, por sua vez, deverá utiliza-la como recurso e elemento de sustentação de suas decisões e para a adoção das medidas pertinentes.

Na maioria das Empresas de Serviços Públicos, existe o que se poderia chamar de “ilhas” de informação, sistemas geralmente fechados, não suficientemente estruturados e que não permitem a transferência ou intercâmbio de informações de maneira sistemática, eficiente e ágil para os diferentes níveis de organização.

A falta de um sistema de informações estruturado, integrado com as diferentes áreas, níveis gerenciais e operativos da empresa, constitui o maior obstáculo para o exercício pleno do planejamento e do gerenciamento da empresa, como um todo, e para a operacionalidade das atividades do dia a dia.

O sistema de informações é o “Sistema Nervoso” da organização, através do qual se transmite os “estímulos” (Informações) e as “respostas” (decisões e ações).

Como organismos “vivos”, todas as organizações possuem sistema de informações, ainda que rudimentares e de funcionamento precário.

O sistema de informações tem a função básica de promover a integração e o inter-relacionamento dos sistemas e subsistemas que compõem a organização, possibilitando os processos de avaliação do desempenho; de controle da gestão e de tomada de decisões.

BASE TÉCNICA

O Sistema de informações é um importante componente do sistema da gestão que transmite as diretrizes, decisões e ordens de execução das ações aos órgãos executivos e os resultados dessas ações aos centros de decisão (“retroalimentação”).

O fluxo de informações básico se desenvolve em um ciclo, formado pelas seguintes etapas:

Ø  Decisões

Ø  Instruções

Ø  Execução

Ø  Controle

Ø  Resultados

                                                                      

As funções gerenciais básicas de planejar - organizar - coordenar e avaliar - não podem ser realizadas com eficiência se não contarem com a resposta das informações necessárias, suficientes e confiáveis que permitem o conhecimento, a análise e as decisões.

ESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS - SIG

Seguindo uma visão tradicional o SIG deve ser estruturado em função dos níveis hierárquicos, de decisão e de planejamento e dos sistemas empresariais. No caso das Companhias de saneamento esse esquema teria o seguinte detalhamento:

Nível	Ações/Decisões	Informações
Alto
Alta Direção	Políticas	Indicador/Estratégico
	Planejamento Estratég.	Indicador/Global
	Diretrizes	Resultados
	Decisões
Intermediário
Gerentes Médios	Planejamento Tático	Indicador/Desempenho
	Decisões Operacionais	Banco de Dados
	Normas/Procedimentos
	Ordens
Operacional
Supervisão	Execução	Dados
	Operações	Informações Básicas

O SIG deve produzir os seguintes tipos de informações para os fins de planejamento e controle de gestão:

è Informações e Dados básicos;

è Indicadores de Desempenho;

è Indicadores de Resultados;

è Indicadores Globais de Desempenho da Organização.

a)         INFORMAÇÕES E DADOS BÁSICOS

Referem-se diretamente à execução das ações e atividades dos diversos sistemas e subsistemas, em um determinado período, aos insumos, recursos empregados, resultados obtidos, desempenho e execução das tarefas e outros tipos de controle.   Constituem a base de dados do SIG para a formulação e o cálculo dos indicadores de Desempenho (ID).

O registro sistemático dos dados é indispensável e deve ter a maior extensão possível, de forma a abranger as ações e atividades relevantes para a função de controle.

O registro deve utilizar um sistema informatizado, “on line” e em tempo real (“real time”) de forma a constituir BANCO DE DADOS da organização.

b) INDICADORES DE DESEMPENHO (ID)

A partir das informações e dos dados básicos, são formulados os ID, que serão utilizados para acompanhamento e a avaliação dos resultados dos diversos setores da organização e dos resultados.   Os ID são de grande utilidade para a análise de performance, através da avaliação do cumprimento das metas.   Cada sistema e subsistema da organização pode ser avaliado por um conjunto de ID específicos.

c)         INDICADORES GLOBAIS

Um conjunto de ID é utilizado para indicar a situação da organização como um todo.   São os ID estratégicos que refletem o desempenho global da empresa ou do serviço, quanto ao cumprimento do seu planejamento, da sua missão e dos objetivos estratégicos, de cobertura dos serviços, da melhoria da qualidade e da produtividade.

Os ID de caráter estratégicos são utilizados para o planejamento e para o controle do desempenho a nível da direção ou da Administração superior, focalizando os seguintes aspectos e objetivos:

Ø  Avaliação de resultados (eficácia);

Ø  Avaliação dos processos (eficiência);

Ø  Atendimento social, satisfação dos clientes;

Ø  Produtividade, otimização dos recursos e redução de custos

Ø  Resultados

UTILIZAÇÃO DOS INDICADORES

Uma das vantagens de utilização dos ID é permitir a avaliação quantitativa, minimizando o grau de subjetividade das avaliações meramente qualitativas.

Outra grande vantagem, é permitir a comparação entre os resultados alcançados e os objetivos pré-estabelecidos no Plano de Metas e também a comparação com os padrões de referência fixados com base no desempenho de outras organizações setor, usados com referências (‘benchmark”).

A quantidade de informações e dados gerados pelas organizações do setor é muito grande e seria impraticável à Direção seguir e à Gerência lidar com essa massa de dados.

Por isso, torna-se necessário selecionar as informações mais relevantes, agrega-las sob a forma de indicadores, que seja representativo e de maior utilidade para os escalões de gerência a que se destinam.

A international Water Association (IWA), resultante da fusão das antigas international Water Suplly Association (IWSA) e international Association on Water Quality (IAWQ), concluiu recentemente um amplo estudo, de caráter internacional, predominantemente na Europa, sobre a definição e a utilização de Indicadores de Desempenho no setor de abastecimento de água.  Esse trabalho é o mais consistente estudo sobre o assunto e deverá ser difundido e utilizado por todas as organizações do setor em todo mundo.

As vantagens da padronização e da sistematização dos indicadores são:

a)    Permitir a uniformização dos critérios e padrões adotados;

b)    Possibilitar a comparação com outras entidades escolhidas como referências de excelência (“benchmarking”);

c)    A informatização e o controle “real time” do funcionamento global dos serviços nas diversas áreas, permitindo, através de um sistema de “alerta”, a realização de intervenções técnicas e gerenciais.

.