SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL - SIG II

Tipos de Informação 

Definir o conteúdo, escopo e tipo das informações que conformarão um Sistema de Informações Gerenciais- SIG – de uma empresa, não é uma tarefa fácil. A sua definição e montagem, requer um amplo, profundo e detalhado análise de seus sistemas, subsistemas, estruturas e recursos, a partir dos objetivos gerais estabelecidos.

O Modelos do SATECIA, especificamente, o correspondente ao sistema de informações, estão baseados em experiencias sólidas nacionais e internacionais, e representaram um excelente ponto de partida, para uma empresa de saneamento, estabelecer seu próprio modelo.

A seguir, apresentamos os conceitos e elementos básicos do Modelo do Sistema de Informações Gerenciais – SIG, que fundamentam a sua aplicação prática, bem como dos instrumentos utilizados para tanto.

Tipos de Informação

Existem os seguintes tipos de informação:

Informações Básicas

As informações de base, são dados provenientes de transações operacionais e funcionais que, mediante um processamento inicial, são utilizados para produzir relatórios tecnicamente organizados e classificados, que visam dar uma visão geral sobre o estado em que se encontram os elementos componentes de sistemas e subsistemas da empresa, num determinado momento, incluindo as modificações havidas durante um período.

As informações básicas, por outro lado, podem referir-se a uma parte de um sistema ou a sua totalidade. Um exemplo destas podemos observara-la no caso do Sistema Comercial, donde relatórios específicos, podem conter e reunir dados sobre ligações por localidade, por nível regional ou da empresa como um todo.

Índices de gestão

Os índices de gestão, são parâmetros estabelecidos para medir os resultados da gestão da empresa, conforme definições do planejamento, através do orçamento, que constitui o plano de ação de curto prazo.

Estes índices devem representar uma situação, um fato ou uma mudança, produzidos pelas decisões e ações realizadas durante o exercício da gestão administrativa e operacional, com vistas ao atingimento das metas estabelecidas. Em outras palavras, são previsões sobre os resultados a serem alcançados e atingidos num determinado espaço de tempo.

Os índices de desempenho devem mostrar, de forma mensurável, o produto a ser obtido através da gestão e não as atividades a serem realizadas. Devem referir-se a mudanças da realidade e, insistimos, estar em consonância com os objetivos da empresa.

No processo de planejamento, estes índices expressam parâmetros básicos para a formulação do orçamento, incluindo metas a serem alcançadas. Na fase de controle, por outro lado, permitem avaliar os resultados e orientar as ações e medidas necessárias para corrigir os desvios ou até modificar os parâmetros e metas estabelecidas.

Relatórios de Situação e Desempenho

As informações básicas ou de indicadores, são relações entre dados numéricos, que não permitem por si só, avaliar as relações existentes entre ambos dados, de forma individualizada, nem captar situações ou desempenhos produzidos por diversos fatos e modificações acontecidos, num determinado período, como consequência de atividades realizadas.

Por conseguinte, é conveniente reunir este tipo de informação, em relatórios consolidados que permitam a análise de conjunto e a visão global de uma situação, num determinado momento.

Este tipo de relatório, sem dúvida, são considerados os mais adequados para servir de base de informação para os níveis gerenciais da empresa.

Relatórios de Acompanhamento de Resultados

Os Relatórios de Acompanhamento de Resultados apresentam o controle da gestão da empresa, do ponto de vista do orçamento.

É um relatório de muita utilidade para acompanhar o cumprimento das metas físicas, financeiras e outras, estabelecidas no orçamento para o ano. Constitui um excelente instrumento, ademais, para analisar, avaliar e determinar, já seja, mudanças de rumo no campo dos programas, ações e decisões, bem como das próprias metas estabelecidas.

Fluxos da Informação

Os fluxos de informação acontecem de baixo para cima e vice-versa.

No sentido descendente, a informação está representada pelos planos de ação de cada um dos níveis, os quais são expressos em metas, objetivos, normas, procedimentos e elementos de medida dos resultados.

No setor de saneamento, a primeira informação deste tipo se encontrou no Plano Nacional de Saneamento – PLANASA, do qual se derivou o Plano Global – EVG – das empresas. A seguir, seriam formulados planos setoriais, para cada um dos sistemas organizacionais (Operacional, Comercial, Financeiro e Administrativos de Apoio); e, finalmente, seriam estabelecidos os planos ate o nível mais baixo de operações e transações e de realização das tarefas.

No sentido ascendente, a informação inicial se origina nos diversos arquivos e vá-se transformando, através dos processos estabelecidos, em informações básicas, indicadores de gestão, relatórios de desempenho e de acompanhamento, etc., para ser utilizados pelos diferentes níveis gerenciais, desde o sistema local, de região, de sistema organizacional até a mais alta direção.

As figuras seguintes representam as diferentes fases de funcionamento do sistema.

Nas figuras acima, é importante destacar a correlação intima existente, entre as funções básicas (e classicas) da atividade administrativa de una empresa, isto é, de Planejamento, Organização, Coordinação, Execução e Controle, com o sistema de informações, sem cujo concurso, não há como, ou não existe, a possibilidade de um organismo corporativo cumplir, acertada ou satisfatoriamente, com os seus objetivos. 

Como mencionamos em algum momento anteriormente, as empresas de saneamento que pesquisamos através de nossa ação, em praticamente todos os países de AL, apresentavam um sistema de informações completamente desorganizado. Existia, ao interior de cada área ou conjunto de unidades tecnicas e administrativas de um mesmo sistema ou subsistema, uma estrutura de comunicação mais ou menos eficiente, mas, em geral, em nível de empresa, existía uma departamentalização excessiva, constituíndo-se em verdaderos castelos burocráticos, com uma comunicação em nível sofrível, entre eles e os demais setores da estrutura organizacional. 

Finalmente, as companhias de saneamento não trabalhabam em função de objetivos e, por conta disso, não utilizaban recursos de indicadores de desempenho e resultados, no ânbito de cada sistema. Dessa forma, se tornaram organismos rígidos, anquilosados, atendendo o dia a dia, sem visão de um futuro, em termos de obter indices de eficiencia, cada dia melhores, em termos de qualidade na prestação de serviços para a população, conforme parâmetros internacionalmente reconhecidos. Próximo post: Esquemas gráficos de sistemas de informação em nível de alguns dos sistemas organizacionais.

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