Conceitos
Básicos
Consideramos conveniente incluir aqui alguns conceitos
básicos, iniciais, sobre o Sistema de Informações, com o fim de dar maiores detalhes
que ajudem a melhor explicar o modelo que foi proposto para as Companhias de
Saneamento brasileiras, no âmbito do SATECIA.
O Processo da Comunicação
A comunicação é um dos processos essenciais da ação
administrativa, e tem sido definida como sendo a corrente de informações que
circula entre os sistemas e subsistemas de uma organização. Sem o processo da
comunicação não pode existir uma ação coordenada na empresa, base de toda a atividade
de gestão.[i]
As caraterísticas técnicas de um sistema de comunicação compreende,
inicialmente, uma fonte de informação que proporciona o conteúdo, ou material
original, para a organização de uma mensagem a ser transmitida a um destinatário.
Inclui, dessa forma, um transmissor, um receptor, bem como uma fonte conhecida
como “ruído”, sinal emitido pelo sistema, com o objetivo de interromper o fluxo
e o conteúdo da informação na presença de erros no processo.
A Fig. 4 nos mostra isso
A comunicação, por outro lado, deve ser efetiva, quer dizer,
que o conhecimento ou dados do processo transmitido deve ser necessário e útil
ao destinatário, sendo que isto será mais relevante, na medida em que os interesses
do remetente e do destinatário sejam congruentes e convergentes, ou seja, orientados
para o mesmo fim, como seria o caso de atingir uma meta comum ou realizar uma
operação conjunta.
Outro aspecto importante a ser considerado no campo das comunicações,
diz respeito, a que, cada participante do sistema não deve receber a mesma
informação. Neste sentido, e, no interesse dos princípios de economia e da
especialização de funções, cada membro do sistema deve receber unicamente os
dados de que precisa para cumprir com a sua função, evitando informações
redundantes, em excesso ou escassas.
Tipos de Comunicação
Além das comunicações diretas, entre o remetente e o
destinatário, os sistemas administrativos utilizam os seguintes tipos de
comunicação: comunicações acumulativas, permanentes e diferidas.
As Informações acumulativas são aquelas que não chegam ao
destinatário com o mesmo formato e conteúdo que tinham quando originadas; isto
é, que durante o processo administrativo, sofrem modificações até constituir uma
nova informação. Este tipo de informação é usual, por exemplo, na apresentação
de relatórios para a administração superior, que se referem a atividades
operativas que retroalimentam o sistema com fins de controle.
Nem sempre as informações são produzidas para uso imediato.
É o caso, por exemplo, de relatórios que são guardados na sua forma original,
ou cifrados e guardados em arquivos eletrônicos, para ser recuperados quando
necessário, para decisões ou ações posteriores. Este tipo de informações são
classificadas como comunicação diferida.
Finalmente, as comunicações
permanentes são utilizadas como bases de referência para a execução das
atividades de caráter, igualmente permanentes, rotineiras. Deste tipo são, por
exemplo, os planos, os programas, os orçamentos, os procedimentos, as
descrições de tarefas, os relatórios estatísticos periódicos, em soma, todos os
que são cumpridos e executados, no dia a dia, até a sua reformulação ou
atualização.
Próxima postagem: Sistemas de
Informação
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