Sistema de Informação Gerencial

Um Sistema de Informação Gerencial pode ser definido como sendo "o processo que engloba, articula e integra todos os sistemas e subsistemas organizacionais da empresa.

Seu objetivo, é planejar, organizar e manter uma estrutura administrativa e tecnológica eficiente, com vistas à produção das informações necessárias para a sustentação dos processos de tomada de decisões, bem como da execução das correspondentes ações operacionais, em todos os níveis da organização.

O diagrama em forma de pirâmide, simboliza o afunilamento existente no fluxo de informações entre os sistemas administrativos e técnicos da empresa, com diferentes graus de agregação, desde o nível de transações e de coleta de dados na base das operações (chão de fábrica), até o mais alto nível de decisões da organização (alta direção).

Nele, identificados 4 níveis operacionais e funcionais de uma empresa, onde cada nível de decisão requer um diferente grau de agregação da informação.

No contexto descrito, se entende que, para uma decisão classificada como tática, por exemplo, não é necessário produzir um relatório extenso contendo dados sobre o faturamento mensal de cada um dos usuários dos serviços, precisando-se apenas, analisar um resumo dessa informação, detalhado por localidade.

Os subsistemas de decisão são:

Ø De Transações

Ø De Controle Operacional

Ø De Controle Gerencial

Ø De Controle Estratégico

Estes níveis decisórios correspondem às funções de planejamento nos campos das transações, operacional, tático e estratégico.

Quanto às funções organizacionais, são aquelas necessárias para o funcionamento da empresa distribuídas, segundo a versão sistêmica do SATECIA, nos Sistemas de Planejamento, Operacional, Comercial, Financeira e Administrativos de Apoio.

Processos do Sistema de Informação Gerencial - SIG

No sistema de Informação, a entrada de dados e a saída de informação se realiza através de diversos processos, explicados a seguir:

Coleta de Dados

A coleta de dados se ocupa de captar e registrar dados referentes a acontecimentos que afetam a organização e seu entorno. A função de coleta, atua como elemento sensorial da organização. (J. C. Emery – 1970).

Os dados se originam em toda a organização, sendo que, geralmente, as estruturas burocráticas mais baixas são as que tem a responsabilidade de captação mais intensa e volumosa.

A coleta de dados, se faz em duas etapas: captação e registro.  Constitui um processo caro e suscetível de erro. Por esse motivo se deve estabelecer procedimentos que reduzam o volume de dados coletados, entre outras formas, através de um analise seletivo, por meio de realização de uma análise por amostragem, aplicado em casos de atividades relativamente repetitivas)

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Também se deve evitar a entrada ao sistema das mesmas informações mais de uma vez, para o qual, a coleta de um determinado tipo de dado, deve ser realizada em um único ponto do sistema.

Uma última situação a ser igualmente evitada, é a de predizer dados ao invés de coleta-los, ou seja, utilizando informações anteriores para estabelecer acontecimentos futuros.

Classificação de Dados

Um dado deve ser registrado, de forma que permita a fácil recuperação e interpretação da informação nele contida, para os efeitos de sua incorporação ao sistema.

O propósito da classificação dos dados, e o de associar um acontecimento a outros, da mesma natureza ou tema, que apresentam semelhanças significativas. Isto se cumpre utilizando determinados conceitos denominados critérios ou atributos, recursos técnicos, importantes para a tomada de decisões. Cada atributo constitui uma dimensão da etapa de classificação.

Com frequência, os atributos não são independentes, mas ordenados hierarquicamente. Por exemplo, dados referentes aos bens patrimoniais poderiam ser classificados da seguinte maneira:

Ø Ativo Fixo

Ø Equipamento

Ø Equipamento de Laboratório

Ø Lâmpadas

As decisões que poderiam ser consideradas como de “baixo nível” (como é o caso de programação), podem exigir informação sobre as “Lâmpadas”, enquanto que, as de “alto nível”, precisarão informação sobre Equipamento ou sobre Ativo Fixo. Isto constitui o que caracteriza uma informação hierarquicamente agregada.

Sem a utilização de atributos, não haverá forma de obter informação sobre uma determinada dimensão. Para o caso, se os dados de venda de serviços não são classificados por localidade, por exemplo, não se terá condições de obter informação coerente sobre a distribuição geográfica da receita.

Um bom exemplo de classificação de dados é o Plano de Contas da contabilidade geral, onde os dados são ordenados seguindo critérios e, principalmente, os atributos de ordem hierárquico, geográficos e outros.

Compressão de dados

O volume de dados gerados normalmente é imenso e precisa ser reduzido, a fim de não encher a empresa com detalhes informativos insignificantes. Se trata, no entanto, de reduzir o volume sem diminuir o seu conteúdo.

Para isso, existem métodos de filtragem e de agregação:

·        Filtragem da informação

A experiencia indica que, a maior quantidade ou massa de dados introduzidos num sistema, tem pouca importância, e, seu conteúdo, não tem a utilidade suficiente para contribuir, de uma forma mais efetiva, com as decisões ou processos em andamento na empresa, o que pode significar que, na realidade, não faz mais que confirmar diagnósticos e prognósticos anteriores.

Neste caso, se trata de que o sistema de informação realize uma ação de filtragem dos dados considerados insignificantes e deixe passar, apenas, as exceções que levem à modificação dos planos em andamento.

·        Agregação de Dados

A utilidade deste processo, se encontra na hipótese de que, as dimensões a serem eliminadas, não tem maior importância para o propósito determinado, mas podem ser consideradas úteis para outras finalidades. Um exemplo disso seria, a informação sobre controle dos consumidores dos serviços, na qual, poderiam ter agregados os dados referentes aos conceitos ligação, categoria e localidade, omitindo as dimensões relacionadas com o tipo de prédio e diâmetro da conexão.

·        Arquivo de Dados

O arquivo de Dados, cumpre a função de memoria e permite que a empresa atue sobre a base de informações relativa a um período passado, determinado convencionalmente, pela empresa ou legalmente.

Os diversos arquivos constituem a “base ou banco de dados”, consistente na soma total da informação, registrada e guardada a disposição dos diferentes sistemas e subsistemas empresariais e técnicos, da organização. Para facilitar a recuperação ágil e oportuna da informação arquivada, a base de dados deve ser estruturada de maneira que mostre as relações importantes entre os elementos dos dados e a sua hierarquia.

Um exemplo clássico de banco de dados é o de Cadastro de Consumidores, onde a modificação de seu conteúdo, é realizada em forma de transações, que representam a descrição codificada de um acontecimento externo (como poderia ser a incorporação de um novo consumidor, a alteração de tarifa, mudança do tipo de utilização de um imóvel e outras atualizações).

·        Exposição e Saída de Dados

O processo de exposição consiste na preparação da informação produzida, de forma adequada, para a compreensão, entendimento e utilização, por parte do receptor ou usuário interessado.

Nem toda informação produzida é submetida a exposição. Grande parte dela permanece dentro do sistema, com fins de modificação e atualização da base de dados que, posteriormente, servirão de insumo para a produção e distribuição de informação agregada, para usuários, tanto internos como externos.